ซื้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่าย นำมาประยุกใช้กับเงินสดย่อย มี 2 คำถาม

[r231]

1.  ซื้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่าย นำมาประยุกใช้กับเงินสดย่อย อยากให้แก้ไขไม่ได้ ถ้าถูกตรวจสอบผ่านแล้ว ทำยังไงคะ

ตอนแรก จะทำที่ VR แต่คนทำงานเขาสับสน อยากให้อยู่ที่ OE โดย เปิดเมนูย่อย  OC ขึ้นมาอีกอันนึง เพื่อลงขาจ่ายอย่างเดียว
โดยบันทึก DR ค่าใช้จ่าย CR เงินสดย่อย 
และทำเบิกคชจที่มาจาก OC ไปเบิกที่ OE แทน **ตรงนี้ถ้ามีการเบิก ต้องการล็อกไม่ให้ใครมาเปลี่ยนแปลงยอดได้อีก
โดยบันทึก DR เงินสดย่อย CR เช็คจ่าย/เงินสดในมือ

เงินสดย่อย ยังมีรายได้อื่นมาพันด้วย จึงไปเพิ่มรายได้รับเข้าเงินสดย่อยอีก  เป็น  IC
โดยบันทึก DR เงินสดย่อย  CR รายได้เบ็ดเตล็ด

คราวนี้ก็สามารถดูแยกประเภทเงินสดย่อย เป็นสมุดเงินสดย่อยได้แล้ว ไม่ทราบว่าทำแบบนี้ถูกต้องรึเปล่า
แต่การบันทึกด้วยเงินสดย่อย มันไม่สามารถล็อกไม่ให้ใครมาแก้ยอดได้ จะทำยังไง

และช่อง OE ก็ชอบมีคนคีย์ผิด เอาที่ควรจ่ายด้วยเงินสดย่อยไปคีย์อยู่


2.ตอนนี้ ระบบความปลอดภัย ทุกคน เป็นระดับ 9 หมด จะแบ่งระดับความปลอดภัยยังไงดีคะ

  ระดับความปลอดภัยให้คัดลอกไหมคะ ว่า ระดับ 1 - 5 -  9 ต้องระบุต่างกันยังไง

[nada]

แนะนำค่ะ ว่าควรใช้หัวข้อรับรองเอกสาร  อาจจะให้พนักงานที่รับผิดชอบคีย์ oc เป็นเพียงระดับ 0 หรือ 5 และผู้รับรองเอกสารเป็นระดับ 9 หลังจากคีย์และตรวจสอบแล้ว ควรให้ผู้มีอำนาจระดับ 9 มารับรองเอกสาร

มีผลทำให้ไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ค่ะ

[r231]

ตรงระดับ 0-5-9 ต้องไปกำหนดแฟ้มผู้ใข้งาน ต่างกันไหมคะ คือ เราความกำหนดกลุ่มผู้ใช้งานต่างกันยังไง เพราะตอนนี้ไม่ได้กำหนดกลุ่มเลยค่ะ

[nada]

ความหมายของระดับอนุมัติ

0 ถึง 4 – คือ  ระดับพนักงาน มีสิทธิการใช้งานพื้นฐานที่จำกัดมาก เช่น สามารถเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูลได้เท่านั้น ไม่สามารถยกเลิกหรือลบข้อมูลทิ้ง รวมทั้งไม่มีสิทธิในการกำหนดค่าที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของโปรแกรม เช่น กำหนดค่าเริ่ม ต้น กำหนดรอบบัญชี เป็นต้น

5 ถึง 8 – คือ ระดับ หัวหน้าแผนก มีสิทธิการใช้งานพื้นฐานที่มากขึ้นกว่าระดับที่ 1 เช่น สามารถยกเลิกเอกสารได้ กำหนดค่าที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของโปรแกรม เช่น กำหนดค่าเริ่มต้น กำหนดรอบบัญชี หรือแม้กระทั่งการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ ซึ่งหมายถึงการลบข้อมูลทั้งหมดทิ้ง โดยจะถูกจำกัดสิทธิบางประการ เช่น ไม่สามารถเข้าในเมนูกำหนดระบบความปลอดภัย หรือทำการแก้ไขแบบฟอร์มได้

9 –  คือ ระดับ ผู้จัดการระบบ มีสิทธิการใช้งานทุกอย่างในโปรแกรม ผู้ที่ถูกจัดอยู่ในฐานะนี้จะต้องเข้าใจการทำงานของโปรแกรมเป็นอย่างดี

แต่สำหรับกลุ่ม ยกตัวอย่างเช่น เราอาจจะมีการแบ่งแผนก เช่น แผนกการเงิน แผนกซื้อ แผนกบัญชี แผนกสโตร์ บุคคลทั่วไป หากคุณต้องการกำหนดกลุ่มผู้ใช้งานเพิ่มเติม ให้เพิ่มข้อมูลโดยระบุรหัสกลุ่ม และชื่อกลุ่มตามความต้องการ

[suchai]

ถ้าพูดถึงระบบความปลอดภัย ผมอยากให้ อ่านคู่มือ บทที่ 23 การกำหนดระบบความปลอดภัย ให้มีความเข้าใจเป็นพื้นฐานเสียก่อน ในเบื้องต้น

การจะแบ่งระดับ  0-5-9  ต้องดูที่จำนวนคนในองค์กร รูปแบบในการปฏิบัติงาน ถึงจะออกแบบได้ว่า ทำแบบไหนดี

หลักๆ ระดับ 0-4 คีย์เอกสาร  5-8  ยกเลิกเอกสาร ห้ามลบ ห้ามเข้าห้อง รปภ  ส่วนระดับ 9 ทำได้ทุกอย่าง จะไม่ให้ทำอะไร ก็ค่อยไปลดสิทธิ ตัดแข้ง ตัดขา ออก

จะระดับ 9 หรือไม่ ก็ดูก่อนว่า ทำเอกสาร แล้วสามารถ  ยกเลิก และลบเอกสารทิ้ง ได้หรือไม่ (ไม่ต้องกลัวว่า ไม่รู้ว่าลบ ตรวจสอบได้ละเอียดถึงระดับ แบคทีเรียเลย)

ให้สิทธิ ระดับ 9 แบบเป็นกลุ่ม ในรายละเอียด ช่องรับรอง ให้กำหนดเป็น N  และก็ปิด เรื่อง เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ ประมวลผลสิ้นปี ระบบความปลอดภัย ล๊อคงวด ฯลฯ

ส่วนเราก็ตรวจสอบสิทธิเหมือนกัน แต่ช่องรับรอง ให้ตอบเป็น Y 

แล้วก็ไปกำหนด ค่าเริ่มต้น ที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆ ข้อย่อย 2 เรื่องทั่วไป ข้อย่อยย่อย 5 รับรองเอกสาร ต้องขออนุมัติระดับ (ใส่ 9 เอาไว้)

จะทำให้มีผลทั่วไปทั้งโปรแกรม (การกำหนดสามารถทำได้ซับซ้อนเข้าไปได้อีก แต่ไม่ขอกล่าวถึง เดี๋ยวจะ งง)

เมื่อเอกสารถูกรับรองไปแล้ว ผู้ใช้ระดับ 9 ที่ไม่มีสิทธิเรื่องรับรอง จะแก้ไขเอกสาร ไม่ได้ จนกว่าจะถูกยกเลิกการรับรองเอกสาร


[color=red]9 – ผู้จัดการระบบ มีสิทธิการใช้งานทุกอย่างในโปรแกรม ผู้ที่ถูกจัดอยู่ในฐานะนี้จะต้องเข้าใจการทำงานของโปรแกรมเป็นอย่างดี <-- เป็นคำจำกัดความแบบปัจจุบัน

จากประสบการณ์สิบกว่าปี ผมพบว่า การกำหนดสิทธิ ตั้งแต่ 0-8 ทำให้ผู้ปฏิบัติงาน ทำงานได้ยากลำบาก และงานไม่มีประสิทธิภาพ ผมเลยไปค้นตำราโบราณของ Express ซึ่งเขียนได้ตรงแนวกับที่ผมปฏิบัติ จึงขอนำ ข้อความมาลงไว้ ดังนี้

" ** ในทางปฏิบัติ ควรกำหนดผู้ใช้งานให้มีระดับอนุมัติเป็น 9 จากนั้นจึงมากำหนดสิทธิว่าจะให้ผู้ใช้คนนี้ทำงานได้มากน้อยเพียงใด ทั้งนี้เนื่องจากหากมีระดับอนุมัติต่ำกว่านี้ การใช้งานจะค่อนข้างมีข้อจำกัดมาก ซึ่งไม่สะดวกในการปฏิบัติงานจริง " Express v.4 เล่ม 2  ~พ.ศ.2540

การใช้แนวทางนี้ ผู้ดูแลระบบ ต้องเข้าใจและจำกัด สิทธิในการใช้งานได้คล่องมือ จะทำให้การออกแบบความปลอดภัย ไม่ติดข้อจำกัดมากมาย

แต่สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป การกำหนด ระดับ 0  5  9  โปรแกรมจะช่วย แบ่งแยกในส่วนที่คิดว่า สำคัญและไม่สำคัญ โดยภาพรวมให้ในเบื้องต้น

[/color]

[r231]

จริงค่ะ ถ้ากำหนดสิทธิต่ำกว่า 9 มีปัญหาตลอด ต้องมาเพิ่มสิทธิให้ทีหลังทุกที เลยกำหนดให้ทุกคนเป็น 9 หมดเลย express น่าจะทำการกำหนดให้เราคัดลอก จะได้แบ่งระดับได้ง่ายๆค่ะ ดีกว่า ปล่อย 9 เอง ทั้งหมด

[r231]

ไปกำหนดให้ ผู้ที่มีหน้าที่คีย์ เงินสดย่อย เป็น ระดับ 5 แล้ว ทำไมเขายังยกเลิกการรับรองเอกสารได้อยู่อีกคะ

ถ้าจะไปกำหนดให้การรับรองเอกสาร เป็น N ต้องเข้าหัวข้อไหนคะ มองไม่เห็นในเมนูเลยค่ะ

หรือว่าต้องเข้าไปกำหนดตรงเลขที่เอกสาร เห็นมีให้ระบุ รับรองเอกสาร ต้องขออนุมัติระดับ ต้องเติม 9 เลยไหมคะ

ถ้าใส่ 9 จะหมายว่า คีย์ข้อมูลเสร็จแล้ว ระบบจะรับรองเอกสารทันทีใช่ไหมคะ

มีช่องวิธีการพิมพ์ หรือรับรองเอกสาร พิมพ์ก่อนรับรอง รับรองหลังพิมพ์  ถ้าระบุให้รับรองหลังพิมพ์ หมายความว่า ระบบจะรับรองให้อัตโนมัติ หลังพิมพ์ ถูกไหมคะ

[suchai]

ค่าเริ่มต้น ที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆ ข้อย่อย 2 เรื่องทั่วไป ข้อย่อยย่อย 5 รับรองเอกสาร ต้องขออนุมัติระดับ (ใส่ 9 เอาไว้)

ใจเย็นครับ เกี่ยวกันหลายจุด และวิธีการกำหนดมีหลายแบบ ผมว่า โทรปรึกษา ฝ่ายบริการ แล้วหา สักแบบดีมั้ยครับ

ผมกำหนด ในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้อนต่างๆ
                                          ข้อ 2 เรื่องทั่วไป
                                                ข้อ 5 รับรองเอกสาร ต้องขออนุมัติระดับ [ 9  ]

พอผมไปรับรองเอกสาร OE0000001 

แล้วเข้าไปใหม่ด้วย User ระดับ 5  ก็ทำอะไรกับ OE0000001 ไม่ได้แล้ว

ก็คงมีอะไรที่กำหนดผิด เรื่อง ช่องรับรอง มันเป็นเทคนิคในระดับเดียวกัน ผมใช้กับระดับ 9 ในกรณ๊ที่ต่ำกว่าจะไม่มีผลใดๆ ถ้าไม่เข้าใจจุดนี้ ให้หลับตา แล้วลืมไปเหมือนไม่เคยเห็นหรือเคยได้ยิน  ส่วนคนที่จะกำหนดแบ่งแยก ระดับ 9 ด้วยกัน ให้รับรอง กับ ไม่รับรอง จะเข้าใจเทคนิคนี้เองครับ

[color=red]ช่องรับรอง อยู่ในระบบความปลอดภัย ในส่วนที่เป็นตาราง ด้านท้ายสุด ทั้งแบบผู้ใช้งานและแบบกลุ่ม[/color]

[r231]

ลองใส่ทั้งสองที่แล้วค่ะ ทั้งที่ กำหนดเลขที่เอกสาร  และ ที่ เริ่ม 1.2 เรื่องทั่วไป

เข้าไประบุการรับรองเอกสาร เป็น 9 ทั้งสองที่ แต่ เมื่อใช้คน ระดับ5 เข้าไป ลบ หรือ แก้ไข ใบ OC ก็ยังทำได้อยู่ ไม่ทราบว่า

ต้องไปกำหนดที่ระบบความปลอด แฟ้มผู้ใช้งานระบบ อย่างไรคะ เพราะลงหาในเมนู ก็ไม่มี

คือ ต้องการทำให้ ไม่สามารถ ยกเลิกเอกสาร และลบทิ้งเอกสารด้วยค่ะ

[ASAN]

พรุ่งนี้โทรหาผมเวลา 9.00 น. ผมจะบอกให้ว่าทำผิดตรงไหน และไม่เกิน 9.30 นะครับ เพราะช่วงนี้ผมไม่ค่อยว่างเลย และพรุ่งนี้ผมทำงานสุดท้ายปี 55 แล้วก็หยุดยาวจะพาครอบครัวไปทัวร์อาเซียนก่อนจะยกเลิกพาสปอร์ต 

เหอะๆ จะเอาตราปั้มเก็บไว้เป็นที่ระลึกซะหน่อย

ตรงต่อเวลานะครับ  แล้วจะรอ

[r231]

ขอบคุณสำหรับคำแนะนำนะคะ คุณ อาซัน

[sakda]

ตอนกำหนดแฟ้มผู้ใช้งาน  รหัสผู้ใช้งานที่ต้องการจำกัดสิทธิ  ได้กำหนดในช่อง ตรวจสอบสิทธิ ให้เป็น  "ตรวจสอบสิทธิก่อนใช้งาน" หรือยังครับ