ถามเรื่องของการการประมวลผลสิ้นปี

[kubotant]

เรียน คุณ sevak
ถามเรื่องของการการประมวลผลสิ้นปี  ปัจจุบันบริษัทจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีให้ต้องการปิดบัญชีด้วยตนเอง โดยนำ xpress เข้ามาใช้งานจนถึงปัจจุบันมีการบันทึกข้อมูลขึ้นเป็นปีที่ 2 แล้ว ถ้าจะทำการประมวลผลสิ้นปี ข้อมูลที่ถูกล็อคงวดไปแล้ว จะเข้าไปใช้งานอีกไม่ได้ถูกต้องหรือเปล่าครับ แล้วถ้าเรากำหนดบริษัทใหม่ขึ้นมาโดยคัดลอกข้อมูลจากบริษัทที่เรา ล็อคข้อมูลไปแล้วมาใช้งานและทำการปลดล็อคงวดที่เราไม่ได้มีการประมวลผล หลังจากการปรับปรุงในเรื่องของการบันทึกสินค้าคงเหลือต้นงวดปลายงวดและต้นทุนขายแล้ว  และสั่งประมวลผล ผลที่ได้จะเป็นอย่างไร คำถามครับ
1. ข้อมูลที่ไม่ได้ล็อคยังอยู่ทำต่อได้หรือเปล่า
2.ยอดยกมาอะไรบ้างมาโดยอัตโนมัติ อะไรบ้างที่ต้องมาแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูลให้ใหม่
3.เรื่องของงบการเงินของปีที่ผ่านมาเราเข้าไปดูได้ที่รายงานจะต้องกำหนดขอบเขตเป็นงวดอะไรครับ ช่วงวันที่ด้วยครับ
4.การกำหนดรอบบัญชีเราต้องเข้าไปแก้อีกหรือเปล่าครับกลัวจะมีปัญหากับข้อมูลที่เราไม่ได้ล็อคไว้ครับ
อย่างอื่นเผื่อจะมีข้อแนะนำเพิ่มด้วยครับอยากจะเข้าไปเรียนปิดงบแต่อยู่ต่างจังหวัดได้แต่ศึกษาจากคู่มือครับ
ขอบคุณครับ
ณรงค์

[savek]

เข้าใจว่าคงจะเป็นการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรมใช่ไหมครับ

เพราะในระบบก็จะมีเมนูล็อคงวดแยกต่างหากอยู่อีกระบบหนึ่ง ซึ่งการล็อคงวดจะใช้ในกรณีที่เราทำบัญชีของเดือนใดเดือนหนึ่งเสร็จแล้ว และไม่ต้องการให้มีการแก้ไขตัวเลขใดๆ อีก ก็จะใช้การล็อคงวดจำกัดการเข้าถึงข้อมูลเอาไว้ครับ

ส่วนการปิดประมวลผลสิ้นปี จะทำเพียงครั้งเดียวเมื่อมีการบันทึกข้อมูลของปีเก่าเสร็จเรียบร้อย โดยหลังจากปิดประมวลผลสิ้นปีแล้ว ข้อมูลของปีเก่าก็จะถูกเคลียร์ทิ้งออกไปทั้งหมด เหลือมาเพียงส่วนที่เป็นยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ลูกหนี้/เจ้าหนี้ยกมา สินค้ายกมา เป็นต้นครับ แต่หากต้องการดูข้อมูลรายละเอียดของปีเก่า ก็จะสามารถใช้วิธีสร้างบริษัทใหม่ (จากเมนูเริ่มระบบข้อ 8 ) แล้วดึงข้อมูลที่เราได้สำรองเอาไว้ก่อนปิดประมวลผลสิ้นปีมาใช้ในบริษัทใหม่ที่ว่านี้ครับ

ส่วนขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปีโดยละเอียด ดูได้จากลิ้งค์นี้นะครับ

http://www.esg.co.th/esg/index.php?fi=n ... v=2&ct=115

[kubotant]

ขอบคุณมากครับ แต่ยังติดเรื่องของข้อมูลของปีที่ 2 ที่มีการบันทึกไว้ก่อนการสั่งประมวลผลครับมันจะยังอยู่หรือหายไปครับ
ณรงค์

[savek]

ไม่หายนะครับ เพราะเมื่อมีการสั่งปิดประมวลผล ระบบจะเคลียร์ข้อมูลทิ้งเฉพาะข้อมูลที่อยู่ในงวดบัญชีเก่าเท่านั้นครับ ส่วนข้อมูลของงวดบัญชีใหม่ จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงครับ

ลองดูลิ้งค์ที่ผมแนะนำไว้ข้างต้นนะครับ จะมีอธิบายเอาไว้อย่างละเอียดเลยครับ

[kubotant]

เรียน คุณ sevak

ขอขอบคุณอีกครั่งครับ

ณรงค์

[kubotant]

เรียน คุณ sevak
ว่าจบคำถามของเรื่องนี้แต่ยังข้องใจขอถามต่ออีกนิดเรื่องของของงบการเงิน  ปกติผมปิดงบด้วย เอ็กเซลมาตลอด อยู่ระหว่างทำความเข้าใจกับ xpress    โดยระบบของโปรแกรม ถ้ามีข้อมูลยอดยกมา,รายการรับจ่าย,รายการปรับปรุง ข้อมูลทุกอย่างจะวิ่งเข้างบการเงินที่มีอยู่ในตัวโปรแกรมให้มาอยู่แล้วใช้ไหมครับ ถ้าถูกต้องการแก้ไขงบการเงินตามความเห็นของผู้ตรวจสอบ กรณียังไม่สั่งประมวลผลก็กลับไปเพิ่มรายการปรับปรุงได้เลย    สำหรับผมจะคัดลอกข้อมูลเก่าแล้วสร้างเป็นข้อมูลของรอบบัญชีใหม่แล้วสั่งประมวลผลที่ข้อมูลของรอบบัญชีใหม่ครับ ผลต่างของกำไรขาดทุนที่เกิดจากการปรับปรุงผมเข้ามาเพิ่มที่ข้อมูลของรอบบัญชีใหม่ครับ ส่วนข้อมูลเก่าก็เข้าไปเพิ่มรายการปรับปรุงตามความเห็นของผู้ตรวจสอบ  อีกเรื่องการกระทบยอดข้อมูลของสินค้าคงเหลือ,ทรัพย์สิน ยอดตามบัญชีกับรายละเอียดเป็นหน้าที่ของคนคีย์ข้อมูล และการสั่งประมวลผลตามความหมายของโปรแกรม xpress หมายถึงการปิดเพื่อหายอดยกไป ผมเข้าถูกต้องไหมครับ
ขอบคุณครับ
ณรงค์

[savek]

ใช่ครับ การปิดประมวลผลในโปรแกรม จะได้ผลลัพธ์คล้ายคลึงกับการปิดบัญชีในระบบที่ทำบัญชีด้วยมือครับ คือ เป็นการปิดบัญชีเพื่อสรุปยอด ออกงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน โดยจะมียอดคงเหลือจากปีเก่า ยกมาให้ในปีใหม่ด้วยครับ ส่วนการคัดลอกข้อมูลออกมาอีกห้องหนึ่ง เพื่อประมวลผลสิ้นปี ก็จะทำให้เรามีทั้งที่เก็บข้อมูลเก่า เอาไว้ดูข้อมูลของปีก่อน และมีที่เก็บข้อมูลของปีใหม่ สำหรับเริ่มทำงานต่อเนื่องได้ทันทีครับ ซึ่งก็จะเหมือนกับขั้นตอนที่อธิบายไว้ในลิ้งค์นี้ครับ http://www.esg.co.th/esg/index.php?fi=n ... v=2&ct=115

และอย่างที่ผมเรียนให้ทราบไปก่อนหน้านี้ว่า ปกติการปิดประมวลผลสิ้นปีจะทำเพียงครั้งเดียว เมื่อเราป้อนข้อมูลทางบัญชีของรอบบัญชีเก่าเสร็จเรียบร้อยหมดแล้วครับ ส่วนในการออกงบการเงินหรือสรุปยอดบัญชีประจำเดือน ระบบจะทำได้โดยอัตโนมัติอยู่แล้ว เพราะทุกครั้งที่เราบันทึกรายการ ไม่ว่าจะเป็นซื้อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน ในระบบบัญชีก็จะมีการบันทึกข้อมูลให้โดยอัตโนมัติทุกครั้ง เราจึงสามารถพิมพ์รายงานและงบการเงิน ได้ทันทีที่บันทึกรายการเสร็จครับ

[kubotant]

เรียน คุณ sevak

Clear Cut ครับผม  ขอบพระคุณมากๆๆครับ

ณรงค์