เรื่องสอบถามเรื่องจำนวนสินค้าในสต๊อกไม่ตรงกับที่นับครับ

[Watchara]

ขอสอบถามนิดนึงครับ ผมใช้ Express มาซักระยะหนึ่งแล้ว มีปัญหาว่า จำนวนใน Express ไม่ตรงกับที่นับได้ครับ ทีนี้ผมอยากจะลัดเลยครับโดยบันทึกใหม่ให้ตรง และเคร่งครัดเรื่องเอกสารรับเข้า จ่ายออกให้มากขึ้นกว่าเดิมครับ เลยอยากรบกวนสอบถามว่าผมควรจะแก้ไขยังไงดีครับ ที่ผมไม่ต้องไปรื้อเรื่องเก่าครับ ขอบพระคุณมากนะครับ ปล หากผมถามไม่ถูกตรงไหน ฝากชี้แนะได้เลยนะครับ ผมไม่ได้จบทางด้านบัญชีมาครับผม

[savek]

ถ้าไม่ต้องการกลับไปแก้ไขรายการสต๊อกเก่าๆ อาจจะใช้วิธีการตรวจนับสินค้าครับ (ที่เมนูสินค้า ข้อ 6) เพื่อใส่ยอดที่ถูกต้องเข้าไปตรงๆ ได้เลยครับ แต่วิธีนี้ก็จะปรับเพียงในส่วนของจำนวนสินค้าให้ถูกต้องตรงกับที่ตรวจนับได้จริงนะครับ

แต่หากตอนนี้ในระบบ ทั้งจำนวนสินค้า และราคาทุนต่อหน่วยไม่ถูกต้อง อาจจะใช้วิธีคัดลอกข้อมูลชุดปัจจุบันนี้ไปเปิดเป็นที่เก็บข้อมูลใหม่ (สร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ ได้จากเมนูเริ่มระบบ ข้อ 8 ครับ) และเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ทั้งหมด เพื่อล้างข้อมูลเก่าๆ ทิ้ง หลังจากนั้นจึงป้อนยอดสินค้าที่ถูกต้อง โดยถือเป็นยอดยกมา เข้าไปในระบบ เมื่อเรียบร้อยแล้วจึงเริ่มเดินรายการต่อไปครับ

[suchai]

การเปิดบริษัทใหม่ ไม่ได้ช่วยปัญหา STOCK ตรวจนับไม่ตรงกับยอดคงเหลือของโปรแกรม หากแก้ปัญหาไม่ตรงจุด ก็เป็นการย้ายปัญหาจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง ผมเคยทำแบบเพราะหวังว่าวันหนึ่งมันจะตรง แต่มันก็ไม่เคยตรง 

เริ่มแรก เราจะเชื่อได้อย่างไรว่า ยอดที่จดจากการตรวจนับถูก ถัดมา เราจะเชื่อได้อย่างไรว่า กรอกยอดตรวจนับถูกต้อง เมื่อผ่านขั้นตอนนี้ เราต้องดูรายการ STOCK CARD ของสินค้าที่ผิดปกติ แบบ วันต่อวัน

ท่วงท่าที่จะผิดมีเป็นร้อยกว่าแบบ เช่น เช้า ทำเอกสารซื้อเงินสด HP เข้ามา 100 บ่ายขายออก 50 ตกเย็นตรวจนับได้  40 ทั้งๆที่ของมีอยู่ในคลังจริง 45 อันนี้สินค้ารายการเดียว ปัญหามันต้องเคลียร์ให้จบ ณ วันนั้นว่า ตกลง ทำเอกสารรับเข้า 100 แต่ไม่ได้ตรวจของ ของเข้า 95  หรือตอนบ่ายขายตามเอกสาร 50 แต่หยิบเกินไป 5 หรือระหว่างเย็นมีของสูญหายไป 5

มันมีทั้งแบบปฏิบัติถูกและปฏิบัติผิด และยังมีทั้งคีย์เอกสารถูกและคีย์เอกสารผิด

ถ้าคุณควบคุม "คน" หรือ "ผู้เกี่ยวข้อง" ได้ถูกต้องทุกวันและทุกเวลา STOCK ผิดพลาดจากการสูญหายหรือหยิบผิดหยิบเกิน ก็จะน้อยลง เพราะ "คน" หรือ "ผู้เกี่ยวข้อง" จะเริ่มรู้ว่า มีอะไรบางอย่างที่สามารถถูกตรวจรู้ได้

[color=red]ตรงนี้ไม่ได้เกี่ยวกับโปรแกรม express เพราะ โปรแกรม express เช้าซื้อ HP 100 บ่ายขาย HS 50 เย็นตรวจนับ TK 50 ยอดคงเหลือ 50 ผลต่างจากการตรวจนับเป็น 0 แสดงว่าทุกอย่างปกติ

ผมแนะนำว่า ทำในข้อมูลเดิม ให้คุณไปพิมพ์รายงานสินค้าเคลื่อนไหว 4-3-1 เฉพาะวันนั้น  เอาตัวนี้ไปตรวจนับมือ แล้วมาทำการบันทึกตรวจนับใน เมนูสินค้าข้อ 6-1 บันทึกตรวจนับ 6-3-1 และปรับปรุง 6-6 สามารถดูรายการผลต่างจากยอดคงเหลือในเมนู 6-4 ตัวไหนต่างเยอะๆ ไปดูรายงาน STOCK CARD 4-1-1 หรือ 4-1-6  แล้วเรียกผู้เกี่ยวข้อง (คลังสินค้าทำเรื่องรับเข้า-จ่ายออก กับฝ่ายขาย) มาคุย เรื่องมันเกิดขึ้นมาดๆ ยังไม่แห้ง ทุกคนจะจำได้ หรือถ้าจำไม่ได้ ก็จะเกิดการระวังตัวขึ้น จี้แบบนี้ไปเรื่อยๆ มันจะเข้าที่

ขบวนการตรวจสอบ ติดตาม และวิเคราะห์ ต้องอาศัยความชำนาญและความเข้าใจ อีกทั้งยังต้องมีเครื่องมือ เช่น รายงานวิเคราะห์ ตรวจสอบ เพื่อลดเวลาในการทำงานให้น้อยลง อย่างสินค้ามีมาก เราจะสนใจเฉพาะสินค้าเคลื่อนไหว ที่มีมูลค่าเรียงลำดับจากมากไปน้อย หากไล่เครื่องบิน เรือรบ และรถถัง เรียบร้อยแล้ว จะเหลือจักรยานสักไม่กี่คันก็ปล่อยไปก่อน เมื่อชำนาญแล้วเวลาจะตรวจหาจะน้อยลง

อันนี้เป็นแนวทาง แต่รายละเอียดการทำ ต้องละเอียด เข้มงวดและติดตามกันทุกวันเป็นเดือนๆ กว่าจะทำให้สิ่งมีชีวิตที่อยู่รอบๆ ตัวเราเริ่มเป็นระเบียบ มันไม่ง่ายหรอกครับ สำหรับเรื่องนี้ผมเล่าจากประสบการณ์เพื่อเป็นแนวทาง แต่จะไม่ลงรายละเอียดกว่านี้เพราะ 3 เดือนคุยไม่จบ
[/color]

[ASAN]

[quote="Watchara"]
ทีนี้ผมอยากจะลัดเลยครับโดยบันทึกใหม่ให้ตรง [/quote]

- ไม่ได้จบบัญชี แต่เขียนสอบถามมาเหมือนคนที่เรียนบัญชีมานะครับ  แสดงว่าคุณ Watchara มีความเข้าใจในระบบพอสมควร  ผมขอชื่นชมครับ

- ผมเน้นประเด็นคำว่าจะลัดเลยนะครับ  ผมเข้าใจของคนทำบัญชีว่าในสถานการณ์นี้กับการที่ไม่ได้เรียนบัญชีโดยตรง มันยุ่งยากสักขนาดไหน และ คห.ด้านบนเป็นแนวคิดที่ถูกต้อง แต่เอาไว้ค่อยๆปรับปรุงระบบต่อไปก็แล้วกันครับ

- กรณีที่เราเปิดห้องใหม่เลย จะได้ข้อมูลที่สะอาดหมดจด แล้วมาเริ่มใหม่  แต่ปัญหาในที่นี้คือคุณต้องการปรับยอดสินค้าเพียงอย่างเดียว แต่รายการรับสินค้า ขายสินค้าคงไม่ต้องการคีย์ใหม่ ซึ่งรายการเดินมาแล้วถึง 7 เดือน ดังนั้นวิธีนี้ยังไม่ต้องใช้ก่อนนะครับ ยกเว้นว่า จะคีย์ใหม่ทั้งหมดเลย อันนี้วิธีนี้จะดีที่สุดที่คุณควรเลือก

- กรณีใช้ห้องเดิม เราสามารถทำได้ 2 แบบ 
  แบบที่ 1 ปรับปรุงยอดตามที่ตรวจนับได้จริง  บันทึกยอดที่ตรวจนับได้ เมื่อปรับปรุงยอดโปรแกรมจะหาผลต่างให้ และสร้างเอกสารขึ้นมาอยู่ที่ หัวข้อสินค้า/1.รายการประจำวันสินค้า/3.ปรับปรุงยอดสินค้า/TK ปรับปรุงจากการตรวจนับ  ในเอกสาร TK นี้ตัวที่โปรแกรมลดยอดมาหรือมีเครื่องหมายลบ - โปรแกรมจะหาต้นทุนมาให้ซึ่งนำมาจากรายการประวัติที่เคยรับสินค้าเข้ามา ไม่ว่าจะเป็นซื้อสด ซื้อเชื่อ รับสินค้าเข้าจากหัวข้อปรับปรุงยอดสินค้า ฯลฯ   แต่ถ้าเป็นเครื่องหมายบวก + โปรแกรมจะบันทึกเพียงจำนวนหน่วยให้ ซึ่งเราต้องหาต้นทุนต่อหน่วยที่ซื้อล่าสุดหยอดลงไปด้วยตัวเอง

   แบบที่ 2 ถ้าแบบแรก ยังมองภาพของรายการที่ปรับปรุง(คนที่ไม่ได้เรียนบัญชีก็อาจยังงงๆอยู่) ก็ให้ทำวิธี 2 นี้เลย แต่จะเสียเวลา 2 เท่าคือ .-
            2.1  ปรับยอดทุกตัวให้เป็น 0 ทั้งหมดก่อนเลย
            2.2  จากนั้นไปที่ หัวข้อสินค้า/1.รายการประจำวันสินค้า/3.ปรับปรุงยอดสินค้า/TK ปรับปรุงจากการตรวจนับ  เพิ่มเอกสารใบใหม่แล้วคีย์ยอดที่ตรวจนับได้จริง ให้ระวังเรื่องวันที่เอกสาร ถ้ารายการที่ตัดทิ้งทั้งหมดเป็นวันที่ 30/6 ก็อยากให้ตัวที่เปิดใหม่เป็นวันที่ 1/7 นะครับเพื่อแยกแยะรายการและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ในหน้านี้จะต้องหาราคาต่อหน่วยมาใส่เองทั้งหมด  ซึ่งราคาต่อหน่วยนี้เราหามาใส่ภายหลังได้ครับ เอาให้ยอดหน่วยตรงกันก่อน

ผมเข้าใจว่า บัญชีที่คุณทำอยู่นี้ เป็นการใช้ดูกันภายใน คงไม่ได้นำเสนอภายนอก  ดังนั้นลองเลือกวิธีที่เหมาะและคิดว่าง่ายสุดแล้วทำเลย  แต่ถ้าเป็นการทำบัญชีจริงและนำเสนอภายนอก  การปรับยอดสินค้า ต้องมีเหตุผลที่ดีกว่านี้ครับ