ถามเกี่ยวกับผังบัญชีค่ะ

[BB5995]

คือ บีพอสร้างผังบัญชีได้ แต่ว่าไม่ถนัดเรื่องผูกผังบัญชี ตอนอบรมรู้สึกว่าถ้าเราทำการเปลี่ยนผังที่ทางExpress ให้มา ต้องไปผูกเองอยากทราบว่า
ถ้าเราคิดผังขึ้นมาเพื่อใช้ภายในแล้วส่งให้ทางExpress ผูกผังให้ได้ไหมค่ะ 

[savek]

ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี จุดหลักๆ ที่เราต้องตามไปตรวจสอบและแก้ไข ก็จะมีดังนี้ครับ 

1.เมนูเริ่มระบบ ข้อ 5.2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน
2.เมนูขายข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า
3.เมนูซื้อข้อ 6 รายละเอียดผู้จำหน่าย
4.เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.3.2 , 1.4.2 , 1.5.2
5.เมนูการเงินข้อ 3.7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก
6.เมนูบัญชีข้อ 9 สร้างงบการเงิน

ซึ่งหากติดขัดปัญหาในการแก้ไขอย่างไร ก็สามารถโทร.เข้ามาสอบถามกับ จนท.ฝ่ายบริการลูกค้าได้นะครับ

[ASAN]

ขออนุญาตเสริมนะครับคุณ savek

ยังมีอีกที่หนึ่งครับ คือ  เริ่มระบบ / ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร    ซึ่งในหัวข้อนี้ต้องไล่เอกสารทีละข้อเลยครับว่ากระทบตัวใดบ้าง

การสร้างผังบัญชีเป็นเรื่องยากพอควรสำหรับมือใหม่ แต่การจะสร้างผังบัญชีได้นั้น บุคคลนั้นต้องมีความรู้ด้านโครงสร้างของระบบบัญชีได้อย่างดี มองงบการเงินเป็น หรือออกแบบงบการเงินได้ มองโครงสร้างของระบบบัญชีภายในบริษัทได้อย่างเข้าใจ  มิฉะนั้นจะสร้างผังบัญชีได้เหมือนกัน แต่เป็นไปอย่างสะเปะสะปะ

ผมมีข้อแนะนำวิธีการสร้างผังบัญชี ในโปรแกรมบัญชี Express แบบง่ายๆดังนี้ครับ

1. ให้เตรียมผังบัญชีไว้ซึ่งอาจพิมพ์ออกมาจากโปรแกรมบัญชีอื่นที่ใช้มาก่อนแล้ว หรือถ้ายังไม่ได้ใช้โปรแกรมมาก่อน ให้ทำลงไว้ใน  Excel  อย่าคิดไปทำไปในโปรแกรม Express นะครับ เพราะมันจะทำให้สับสนไม่เป็นระบบได้ ควรเตรียมไว้ก่อนเท่านั้น

2. จากนั้นนำผังบัญชีที่เตรียมไว้มาทำการเปรียบเทียบกับที่ Express ให้มา ทำการหาข้อแตกต่าง เมื่อเตรียมข้อแตกต่างไว้แล้ว ค่อยเข้าไปปรับปรุงในโปรแกรมบัญชี Express  โดยจำแนกหัวข้อได้ดังนี้

21.  รูปแบบผังบัญชีไม่เหมือนกัน  ถ้าชื่อบัญชีเหมือนกันแต่รูปแบบผังบัญชีไม่เหมือนกัน ให้ใช้วิธี Old-New เพราะการทำด้วยวิธีนี้ จะทำให้โปรแกรมไปตรวจสอบว่ามีการผูกรหัสบัญชีนั้นๆไว้ที่การตั้งค่าต่างๆ หรือรายงานงบการเงินที่ตรงไหนบ้าง โปรแกรมก็จะทำการเปลี่ยนให้ด้วยทุกตำแหน่งที่โปรแกรมผูกไว้  ทำให้เราไม่ต้องค้นหาเอกสารนั้นๆ หรือกำหนดการตั้งค่านั้นๆ หรือแก้ไขงบการเงินเลย  ซึ่งหากเราไม่ใช้วิธีนี้ เช่นลบแล้วสร้างใหม่ การผูกบัญชีจะเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับมือใหม่ทันที ซึ่งเมื่อใช้โปรแกรมแล้วโปรแกรมจะแจ้ง Error เป็นระยะๆ  ที่สำคัญงบการเงินที่ทาง Express ให้มานั้น จะใช้ไม่ได้เลยหรือให้คำตอบที่ไม่ถูกต้อง ไม่ลงตัว

22.  ใช้รูปแบบผังบัญชีเดิมของ Express แต่เปลี่ยนชื่อบัญชี เช่น  ตัวไหนชื่อบัญชีคล้ายกันหรือเพิ่มข้อความ หรือเปลี่ยนข้อความที่มีความหมายเดียวกัน เช่น อุปกรณ์สำนักงาน เปลี่ยนเป็น เครื่องใช้สำนักงาน  , กรมธรรม์ประกันอัคคีย์ภัย สินค้าและอาคาร  เป็นเบี้ยประกันภัยอาคาร ฯลฯ  ให้เราทำเปลี่ยนชื่อกลุ่มนี้ไว้ก่อน

23. ใช้ผังบัญชีเดิมของ Express แต่ชื่อบัญชีในตัวอย่าง Expres ไม่ใช้แล้ว ต้องการนำรหัสนั้นไปใช้กับชื่ออื่น  อย่างนี้ก็เปลี่ยนชื่อไปเลยคล้ายๆข้อ 22  เช่นพันธบัตรโทรศัพท์ เดี๋ยวนี้ไม่มีแล้ว  จะมีก็แต่เงินมัดจำหรือค่าประกันอุปกรณ์  อย่างนี้ก็เปลี่ยนได้เลย

24. เพิ่มรหัสบัญชีในผังบัญชี  ไม่ว่าจะใช้ผังบัญชีแบบใหม่ หรือผังบัญชีแบบเดิมแล้วเพิ่มรหัสบัญชีเข้าไป ให้ใช้วิธีไปที่กลุ่มบัญชีหรือหมวดบัญชีที่ใกล้เคียงที่สุด แล้วคลิ๊กไปที่ลำดับสุดท้ายของรหัสบัญชีที่มีอยู่ในกลุ่มหรือหมวดนั้น  จากนั้นกด Icon เพิ่ม หรือกดกระดาษว่างเพื่อเพิ่มรหัสบัญชีใหม่เข้าไป การทำวิธีนี้จะง่าย เพียงเปลี่ยนเลขรหัสบัญชีตัวหลังสุด แล้วเปลี่ยนชื่อบัญชีที่ Express ทำการคัดลอกตัวเดิมมาให้ แก้ไขถูกต้องตามต้องการ แล้วกด Enter จนจบได้เลย ยกเว้นว่าต้องการเปลี่ยนประเภทบัญชีย่อยให้เป็นบัญชีคุมเท่านั้น  หากเปลี่ยนประเภทบัญชีย่อยเป็นบัญชีคุม อย่าลืมสร้างบัญชีย่อยภายใต้บัญชีคุมนั้นด้วยทันที

** การเปลี่ยนชื่อบัญชี หรือเพิ่มผังบัญชี หากเราใช้งบการเงินที่ทาง Express มีมาให้แล้ว จะต้องเข้าไปตรวจสอบในงบการเงินด้วยว่า ในรหัสบัญชีที่ทำการปรับปรุงเพิ่ม หรือเปลี่ยนใหม่นั้น ได้เข้าไปอยู่ในงบต่างๆนั้นหรือไม่ โดยเฉพาะในงบดุล ซึ่งนอกจากจะใช้บัญชีคุมในการกำหนดเรียกค่าตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมาแล้ว ยังใช้บัญชีย่อยบางตัวในการเรียกค่าตัวเลขมาด้วย  เช่นบัญชีเงินฝากธนาคาร   ถ้ามีเพิ่มมากกว่าตัวอย่าง ก็ให้เพิ่มลำดับบัญชีเข้าไปด้วย
** การเปลี่ยนประเภทบัญชีบัญชีย่อยให้เป็นบัญชีคุม ควรเปลี่ยนก่อนทำการเดินรายการ หากจำเป็นต้องเปลี่ยน หลังจากเดินรายการแล้วและยังต้องใช้รหัสเดิม ควรทำการเปลี่ยนรหัสบัญชีนั้นให้เป็นตัวอื่นก่อน แล้วค่อยสร้างบัญชีคุมขึ้นมาใหม่ ด้วยรหัสเดิม จากนั้นค่อยเข้าทำการเปลี่ยนรายละเอียดที่เป็นบัญชีย่อย ให้อยู่ภายใต้บัญชีคุมตัวที่สร้างใหม่

คิดว่าพอจะทำได้นะครับ ความจริงผมอยากจะเขียนยาวๆ ละเอียดๆ ให้ครับ แต่ช่วงนี้ไปช่วยน้องๆปิดงบกันหลายที่  ทั้งประชุม ทั้งไปเป็นวิทยากร เลยมีเวลาน้อยมากครับ วันนี้ผมต้องขอตัวก่อนนะครับ ถึงเวลาต้องเดินทางแล้ว   ...

หากมีพิมพ์ผิด ขออภัยด้วยครับ  พิมพ์ด้วยความเร่งรีบ