การแปลง index นำหน้าเลขที่เอกสารของรายงาน ด้วยโปรแกรมรายงานของ Express (IV->SV)

[marklgkiez]

สวัสดีครับ

ปัญหาคือ พอดีทางบริษัทผมต้องการซื้อโปรแกรม Express มาทำบัญชีสรรพกรโดยเฉพาะอย่างเดียว
ซึ่งบัญชีภายในและการออกเอกสารต่างๆ รวมถึงใบกำกับภาษีที่ส่งให้ลูกค้าไปนั้น ยังคงใช้โปรแกรม ERP ตัวเดิมของบริษัท
ทำให้มีความจำเป็นต้องทำให้รายงานที่ส่งสรรพกรต่างๆใน Express เช่น รายงานแยกประเภท เป็นต้น มีเลขที่เอกสารสอดคล้องกับของโปรแกรมหรือเอกสารเดิม

ยกตัวอย่าง index ใบขายสินค้าของโปรแกรม ERP เดิมของเราคือขึ้นต้นด้วย SV
index ใบขายสินค้าของโปรแกรม Express คือขึ้นต้นด้วย IV

และ Express เองก็มีข้อจำกัดดังนี้

1. ไม่สามารถลบหรือแก้ไข index เอกสารตั้งต้นของระบบได้ (index มาตรฐานของระบบ) ในที่นี้คือ IV
2. ถ้าเกิดเราสร้างเมนูเอกสารเพิ่มขึ้นมาอีกเป็น SV โดยไม่ไปยุ่งกับ IV index SV ก็ไปซ้ำกับเอกสารมาตรฐานในระบบของ Express อีก
3. มีหลาย index เอกสารที่ทางฝั่งของผมจะชนกับ Express (ชนในที่นี้คือ index ไม่ตรงกัน และ ตรงกันแต่เอกสารคนละประเภท เช่น RR ของผมคือ รับชำระหนี้ แต่ RR Express คือ ตั้งหนี้หรือรับสินค้า)

จากปัญหาและข้อจำกัดข้างต้น

ผมเลยต้องใช้ Solution หรือทางออกสุดท้ายนั้นคือ การแก้ไขที่หน้าฉากนั้นคือตัว Report นั้นเอง
ซึ่งผมจะบันทึกเอกสารต่างๆตามปรกติในระบบ Express (ใช้ index มาตรฐานตาม Express)
แต่ตอนที่พิมพ์พวกเอกสารส่งสรรพกรนั้น ผมจะใช้ความสามารถของโปรแกรมรายงาน editor ของ Express เองในการแปลง index ตอนพิมพ์ออกมา

ที่นี้มาถึงคำถามสำคัญครับ
ผมยังไม่เคยใช้โปรแกรม Express มาก่อน และยังไม่เคยแตะตัวจัดการแก้ไข Report ของ Express เอง ซึ่งตัว Demo ก็ไม่อณุญาติผมให้ทดลองตรงฟังชั่นนี้
ผมทำได้แค่ สืบค้นข้อมูลบนเว็ปบอร์ดนี้ เพื่อหา syntax หรือเครื่องมือที่ตัวโปรแกรม Express ทำได้จาก Case ของพี่ๆเพื่อนๆในนี้หลายๆคน และประยุกต์เป็น code logic คร่าวๆขึ้นมา (ซึ่ง syntax อาจจะผิด และอาจจะ compile หรือ run ไม่ผ่าน error) ผมจึงขอความกรุณาเพื่อนๆพี่ๆ ที่มีตัวโปรแกรมในมือหรือเคยผ่าน case นี้มา หรือแม้แต่สามารถช่วยฟันธงให้ผมได้ว่า "มันสามารถทำได้" ก่อนที่ผมจะตกลงซื้อมาครับ (ถ้าซื้อมาแล้วทำไม่ได้ ผมตายแน่ครับ) และก่อนหน้านี้ผมได้มีโทรไปสอบถามทั้งคนที่เชี่ยวชาญที่เป็น dealer ของ Express และตัว Support ของบริษัท Express เองแล้ว ต่างก็บอกว่าทำได้ แต่เพื่อความแน่ใจครับ ผมรบกวนขอให้ดูแนวคิดผมดังนี้


1. ในตัว report editor ที่มาพร้อมกับ โปรแกรม Express มันควรจะต้องมีเครื่องมือให้สร้าง Field หรือ parameter หรือตัวแปรขึ้นมาเองได้
2. ผมขอใช้ชื่อตัวแปรหรือ field ว่า Doc_Change
3. ผมสมมุตให้ ตัวแปรหรือfield มาตรฐานของ เลขที่เอกสาร ของรายงานนั้นๆ เช่นรายงานแยกประเภท field ชื่อว่า doc_name
4. ผมสมมุตว่ามันมีฟังชั่นชื่อว่า substring(stringที่ต้องการตัด,ตำแหน่งเริ่มตัด,ความยาวว่าตัดถึงไหน)
5. เลขที่เอกสารของใบขายของ Express ที่ผมจะ input ในระบบคือ IV5909/0001 ส่วนของระบบเดิม ERP ของผมคือ SV5909/0001
6. ภายใน Doc_Change ผมจะให้มันมี code logic ดังนี้ (syntax และโครงสร้างของ syntax อาจไม่ถูกต้อง เป็นแค่การสมมุติจากฟังชั่นและ syntax ที่ผมไปค้นเจอจากพี่ๆเพื่้อนๆในบอร์ดนี้ ซึ่งผมยังไม่ชัวร์ในหลักการใช้งาน)

IFF(substring(doc_name,1,2)='IV'),'SV'+substring(doc_name,3,9),doc_name);

ซึ่งมันจะทำการตรวจว่า doc_name ที่ออกมาจากระบบ Express นั้นๆ เป็นเอกสารที่มี index นำหน้าด้วย 2 ตำแหน่งแรก IV หรือปล่าว ถ้าเงื่อนไขถูก เป็น true ก็ให้ output พิมพ์ string SV ของผม ต่อ string ด้วย เลขที้เอกสารนั้นๆ 9 ตัวที่เหลือ แบบนี้ก็จะสามารถแปลงจาก IV5909/0001 เป็น  SV5909/0001 ได้โดยมีเลขที่เอกสารตำแหน่งที่ 3ถึง9 ถูกต้องตามต้นฉบับ และหากไม่เข้าเงื่อนไข หรือคือไม่ใช้เอกสาร index ที่ผมสนใจ ก็ให้ output พิมพ์ doc_name ตามระบบ ตามเดิมครับ

จากตรงนี้ apply ต่อคือ สมมุตว่า มันสามารถใส่ logic IFF ได้กี่บรรทัดก็ได้ ผมจึงจำเป็นต้องใส่หลายตัวเพราะ ใน 1 รายงานแยกประเภทย่อมมีเลขที่เอกสาร index หลายประเภทอยู่ในนั้นซึ่งมีอยู่หลายตัวที่ผมจำเป็นต้องแปลง ทั้งใบรับสินค้า จาก RR เปลี่ยนเป็น BV, ใบชำระหนี้จาก RE เปลี่ยนเป็น RR และอื่นๆ ผมก็จะใช้ logic เดิมแต่วางหลายบรรทัดดังนี้

IFF(substring(doc_name,1,2)='IV'),'SV'+substring(doc_name,3,9),doc_name);
IFF(substring(doc_name,1,2)='RR'),'BV'+substring(doc_name,3,9),doc_name);
IFF(substring(doc_name,1,2)='RE'),'RR'+substring(doc_name,3,9),doc_name);


เพราะฉะนั้นขอความกรุณารบกวนชี้แนะให้ผมด้วยครับ หากตรงไหนไม่ถูกต้องหรือผมเข้าใจผิด เช่นทั้ง logic, syntax,
หรือแม้แต่ จุดไหนที่มันเป็นไปไม่ได้ หรือทำแล้ว Error แน่นอน ไม่สามารถทำได้ เพราะความสามารถของตัวโปรแกรมรายงาน editor ของ Express ทำไม่ได้
ชี้แจงได้ทันทีเลยครับ เพราะทางบริษัทต้องการความชัวร์จากผม 100% ก่อนยืนยันการสั่งซื้อครับ

สุดท้ายนี้ ผมขอขอบคุณสำหรับเวลาอันมีค่า และขอบคุณสำหรับคำตอบของทุกคนครับ ขอบคุณมากครับ

[suchai]

ทุกอย่างสามารถทำได้ครับ แบบปรับหลบเอกสารตามฟอร์มหรือรายงาน ซึ่งถ้ามีเยอะ ก็แก้ไขตามหลายจุด หรือจะปรับแบบโครงสร้าง แบบฟอร์ม/รายงานทั้งหมดก็จะเป็นตามแบบ ERP  แต่ก็ต้องระวังการปรับปรุงโปรแกรมทับ ทำให้โครงสร้างที่ดัดแปลงไว้เสียหาย

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่าโปรแกรม Express ทำได้หรือเปล่า แต่อยู่ที่ว่า คนที่ทำได้ มีเวลาทำให้หรือเปล่ามากกว่าครับ

[marklgkiez]

ผมหมายถึงปรับหรือแก้ไขที่ตัว report เลยครับ ปลายน้ำ ผมจะไม่ได้ยุ่งกับตัวระบบหรือฐานข้อมูลของ express เลย หรือแม้แต่การใช้งานโปรแกรม express ทุกอย่างใช้ตามมันหมดเลยครับ

ส่วนเรื่องเวลาในการทำนั้น ผมเป็นคนทำเองครับ เป็น programmer ของบริษัทครับ ซึ่งหลักๆที่ผมจะปรับ คงมีแค่ report 2 ตัวคือ รายงานแยกประเภท และสมุดรายวัน แค่นี้

ส่วนเอกสารที่ผมจะปรับในรายงานนี้มีแค่ ไม่กี่ตัว ใช้ IFF ไม่กี่บรรทัดครับ หลักๆก็จะมี ใบซื้อ ใบขาย ใบคืนสินค้า อื่นๆที่เกี่ยวกับด้าน ซื้อขายและ stock เพราะมันต้องสอดคล้องกับเลขที่เอกสารที่จะออกใน stock card ของ ERP ตัวเก่า ส่วนเอกสารด้านบัญชีต่างๆเช่น ใบรับมัดจำ ใบชำระเงิน ใบวางบิล ใบจ่ายมัดจำ อื่นๆ ยึด index นำหน้าตามระบบมาตรฐาน express เลยครับ

ผมจึงคิดว่า ปัญหาตอนนี้ไม่ได้อยู่ที่ เวลา หรือ ความเยอะหรือยากในการทำ ตอนนี้ผมอยากรู้และอยากได้คำตอบแค่ว่า จากแนวคิดที่ผมเขียนไว้ข้างต้น มันเป็นไปได้ ทำได้ไหม ก่อนที่ผมจะสั่งซื้อ โปรแกรมมาครับ

อย่างไรก็ตามขอบคุณมากจริงๆครับ สำหรับคำแนะนำ

ขอบคุณครับ

[suchai]

แนวคิดเป็นไปได้

~DOCNUM:    0,      ""                    "doc_num",        "doc_num='SV'+SUBSTR(DOCNUM,3,10)"

[marklgkiez]

จาก code ข้างต้น อันนี้มันเฉพาะแปลง index แล้วถ้าผมจะ แปลงอย่างมีเงื่อนไขกำกับด้วย ตามที่ผมยกตัวอย่างไว้ข้างต้น คือ ซ้อนการแปลงอยู่ภายใน ฟังชั่น IFF อีกครั้ง ทำได้เหมือนกันใช่ไหมครับ

[suchai]

doc_num=IIF(substr(docnum,1,2)='IV','SV'+substr(docnum,3,10),IIF(substr(docnum,1,2)='RR','BV'+substr(docnum,3,10),IIF(substr(docnum,1,2)='RE','RR'+substr(docnum,3,10),doc_num)))

[suranee]

เมื่อกี้ลองโทรไปสอบถามครูค่ะว่าเหตุการณ์แบบนี้จะแก้ไขอย่างไร (ครูกำลังรอขึ้นเครื่องไปหาลูกค้าที่เชียงราย เลยขอเวลา 5 นาทีช่วยตอบให้หน่อย เพราะดิฉันเองก็กำลังจะไปรับงานแบบนี้พอดี)  คำตอบที่ได้คือแบบนี้ค่ะ  ขอแชร์นะคะ

1. ทำอย่างที่คุณอยากได้ก็สามารถทำได้ โดยการแก้ไขคำสั่งให้เป็นไปตามตัวอย่างด้านบน
2. เมื่อมีการปรับโครงสร้างโปรแกรม อาจต้องมีการปรับเปลี่ยน  ซึ่งต้องคำนึงถึงว่าตัวคุณเองจะยั่งยืนอยู่กับบริษัทนี้หรือไม่ ให้นึกถึงคนที่จะมาสานงานต่อด้วย
3. วิธีที่ดีที่สุด ไม่ใช่ทำอย่างที่อยากได้ แต่การทำบัญชีควรมีคู่มือประกอบ เช่นเดิมการขออนุญาตทำบัญชีเป็นภาษาอังกฤษจะยื่นสรรพากร ก็ต้องมีตัวแปลกำกับ (รู้สึกว่าตอนนี้ไม่ต้องแล้ว) ดังนั้นครูจึงแนะนำว่า ใช้ ข้อความชื่อเอกสาร หรือที่คุณเรียกว่า index แบบเดิมๆของ Express  จะดีกว่า แต่คุณแค่มีตัวรหัสบอกไว้ว่า RE = RR หรือ IV=SV เป็นต้นก็น่าจะพอ
4. อีกวิธีที่แนะนำคือนอกจากใช้อักษรเดิมของ Express ในช่องหมายเหตุจะมีทุกหน้าเอกสารให้บันทึกเอกสารเดิมจาก ERP เข้าไป แต่ต้องระวังอาจคีย์เอกสารไม่เหมือนกันได้ แต่การระวังจุดนี้ จะมีค่าเท่ากับต้องระวังเอกสารที่คีย์ใหม่ทั้งใบ ซึ่งก็ต้องตรวจสอบเหมือนๆกัน ดังนั้นไม่น่าจะมีปัญหา  หลังจากนั้นถ้าจะแก้ไขรายงาน ก็เพียงแต่เพิ่มช่องอ้างอิงเอกสารตัวเก่า โดยใช้ข้อมูลจากช่องหมายเหตุ หรืออ้างอิงไปแทนเท่านั้น  แบบนี้เวลาปรับโครงสร้างโปรแกรมก็ไม่ใช่ปัญหาค่ะ แล้วการเขียนรายงานก็ทำได้ง่ายด้วย รวมทั้งต้องการเลขที่เดิมให้แสดงในเอกสารก็ทำได้ง่ายกว่า ยืดหยุ่นกว่า

สรุปนะคะ
1. ใช้รหัสเอกสารเดิมของ Express
2. ใช้ช่องอ้างอิงหรือหมายเหตุ ใส่เลขที่เอกสารจาก ERP
3. ทำรายงานใหม่ ตามที่อยากได้ โดยใช้ช่องอ้างอิง เป็นเลขที่เอกสารแทน

ดูแล้วน่าจะทำไม่ยากนะคะ

[ASAN]

จริงๆแล้วถ้าไม่คิดมาก คีย์เอกสารตามระบบ ERP ซ้ำเข้าไปเลยก็ได้ ไม่ต้องไปปรับปรุงใดๆในโปรแกรมเลย เชน่ SV5909/0001  ใน Express ก็คีย์ IVSV5909/0001 ไป แต่เนื่องจากจำนวนช่อง digit ไม่เพียงพอ ก็ลดตัวอักษรที่ไม่จำเป็นลงหน่อยก็ได้ จาก 59 เป็น 9 ตัวเดียวก็สามารถคีย์ครบแล้วนะครับ

  เลขปีไม่จำเป็นต้อง 2 หลัก หลักเดียวก็เก็บได้ถึง 9 ปีแล้ว ตามหลักเอกสารเก็บไว้เพียง 5 ปีเท่านั้น ในระบบ Express ประมวลผลปีต่อปี ทำให้ไม่มีเอกสารค้างมาก ยกเว้นยอดค้างชำระ ที่ค้างข้ามเกิน 9 ปี อาจมีปัญหาได้  แต่ค้างขนาดนี้ ก็ต้องตีเป็นหนี้สูญแล้วด้วย ดังนั้นจึงไม่น่าจะมีเอกสารค้าง เมื่อครอบรอบ 10 ปีที่จะวนกลับมาใช้เลขปีซ้ำมาอีกได้เช่นเดิม
  ทำบัญชีคิดง่ายๆนะครับ อย่าไปคิดมาก คิดมาก ก็จะเสียเวลามาก ในขณะที่ได้คำตอบเหมือนๆกัน

[suranee]

คุณ ASAN  สวัสดีค่ะ  สบายดีนะคะ อยากให้มาตอบบ่อยๆเหมือนเดิมได้มั๊ยคะ

พอดีกำลังมีปัญหาเรื่องนี้อยู่พอดี คือในบริษัทมีหลายโปรแกรมมาจากหลายค่าย เขียนขึ้นเองก็มี แต่ละส่วนทำงานกันยุ่งไปหมด บัญชีคนเก่าออกไป เราโดนเพื่อนสั่งให้มาช่วยงานที่นี่ชั่วคราวแบบทันด่วนเมื่อต้นเดือนนี้เอง และก็ใช้เป็นแต่ Express ที่ใช้เป็นกว่าค่ายอื่นนิดนึง  เลยคิดจะมาจัดทำระเบียบเอกสารเสียใหม่ ซึ่งในส่วนข้อมูลปี 59 นี้ยังคงใช้เลขที่เอกสารตามระบบเดิมควบคู่ไปก่อน เพื่อไม่ให้มีปัญหาในการค้นหาและแยกแฟ้ม เลยเป็นปัญหาตรงเรื่องนี้พอดีว่าจะทำยังไง เพื่อให้ข้ามปี 59 ไปให้ได้ โดยต้องได้ข้อมูลครบถ้วนอยู่ในที่เดียวกัน เพื่อง่ายในตอนปลายปีและต้นปีถัดไป ถ้าทำต่อแบบเก่าไม่ไหวแน่  เลยยอมคีย์ย้อนหลังพร้อมกับเดินหน้าไปด้วย แต่ปีหน้าเข้า Express เต็มระบบ คงใช้แบบของ Express ทั้่งหมดค่ะ  ต้องมีเรื่องรบกวนเป็นระยะๆนะคะ

ขอบคุณสำหรับคำตอบของทุกๆท่านนะคะ  เป็นประโยชน์และเอาไว้เป็นแนวทางได้ดีค่ะ

[polppol]

ของผมใช้วิธีเข้าไปแก้ที่ Database เลยครับที่ตราง istab ช่อง prefix
ทำให้ไม่ต้องไปแก้ที่รายงานอะไรอีกเลย
แต่ต้องแก้ ***ก่อน*** จะใส่ข้อมูลเข้าไปนะครับ
และดูให้ดีว่า Prefix ไม่ซำตัวอื่น
จากนั้นเข้าprogamแล้วไปจัดเรียงช่อมแซมข้อมูล1รอบก่อนใช้ครับ
แก้หลังใส่ข้อมูลแล้วน่าจะพังผมยังไม่ได้ลองเหมือนกัน

[ASAN]

ขอบคุณ คุณ suranee ที่ติดตามกระทู้ผมมาโดยตลอด และให้ความสนใจอย่างมากมาย 

ต้องขออภัยไว้ ณ ที่นี้นะครับ  ช่วงนี้ผมมีเวลาน้อยมาก เนื่องจากมาทำงานบริหารแทนงานขาย (ก็มีขายๆอยู่บ้างที่ลูกค้าโทรมาอยากซื้อกับผมไม่อยากซื้อกับคนอื่น มีคนแนะนำมาบ้าง อะไรบ้างฯลฯ) จึงเป็นสาเหตุที่ไม่ค่อยมีเวลามาตอบกระทู้นักแต่ก็จะพยายามเท่าที่ทำได้ บางทีเข้ามาอ่านขณะกำลังเดินทางหรือรอรถ รอเครื่อง  เวลาวันหยุดผมก็ขอไปออกกำลังกายปั่นจักรยานกับเพื่อนๆครับ  อายุมาก ต้องดูแลสุขภาพ  เสร็จปั่นจักรยาน ก็เป็นเวลาครอบครัว สวดมนต์บ้าง ซึ่งอันนี้ผมทำวันละ 5 เวลานะครับ  คุณsuranee สนใจปั่นจักรยานกับพวกเราไม่ครับ  ปั่นไป หยุดพักชมวิว คุยเรื่องงานไปเรื่อยเปื่อย ไปหาอะไรกินอร่อยๆ ตามประสากลุ่มคนสูงวัยครับ

สำหรับการตอบกระทู้นั้น น้องๆในบอร์ดมีความสามารถทุก่ท่าน ถ้าไม่เคลียร์ก็ถามต่อไปเรื่อยๆครับ เขาไม่เบื่อหรอก เขาเบื่อไม่ได้ด้วย เพราะเป็นหน้าที่ของเขาครับ

วันนี้ ถ้าผมไม่วางมือบ้าง คนข้างหลังก็จะไม่ได้มีโอกาสมารับใช้ทุกๆท่านรวมทั้งคุณsuranee ด้วย  และผมก็ต้องเหนื่อยไปเรื่อยๆครับ และจะกลายเป็นคนที่ทำงานไม่เป็นในที่สุด

และหากคุณ suranee และลูกค้าท่านใดอยากสอบถามอยากปรึกษาผม อยากใช้บริการผม ผมก็ยินดีครับ โทรมาได้ตลอดเวลานะครับ




** แนวคิดของคุณ polppol  ผมไม่แนะนำนะครับ ถึงจะทำได้ แต่เมื่อโปรแกรมมีการพัฒนาต่อไป อาจทำการเพิ่มโครงสร้างเปลี่ยนโครงสร้าง เพิ่มเมนูใหม่ๆมา เลขที่เอกสารที่โปรแกรมกำหนดมาให้ใหม่ อาจตรงกับอักษรที่คุณใช้แทนลงไป  ตรงนี้เสี่ยงต่อการเสียหายของข้อมูลนะครับ