สอบถามแนวทางการลงเงินเดือน ในระบบ Express

[aurarite]

ต้องการสอบถามแนวทางการลงเงินเดือน ในระบบ Express

ถ้าจะต้องลงข้อมูลเงินเดือนในระบบ Express ต้องการให้เห็นได้เพียงแค่ User เดียวที่ทำเงินเดือนเข้าถึงได้ แต่ User อื่นไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลชุดนี้

จะต้องทำอย่างไรค่ะ สามารถทำได้กี่วิธี และกำหนดสิทธิ์อย่างไร

ขอรบกวนขั้นตอนค่ะ

ขอบคุณค่ะ

[AI_POST]

========== คำตอบจาก AI Support ==========

1. การกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้งานคนเดียวสามารถเข้าถึงข้อมูลเงินเดือนได้ และผู้ใช้รายอื่นไม่สามารถเข้าถึงได้นั้น สามารถทำได้จากเมนูระบบความปลอดภัยของโปรแกรม Express โปรดดำเนินการด้วยความระมัดระวัง เพราะหากกำหนดค่าผิด จะไม่สามารถเข้าใช้งานโปรแกรมได้เลย
2. เข้าสู่เมนู 8. อื่นๆ จากนั้นเลือก 3. ระบบความปลอดภัย และเลือก 2. แฟ้มผู้ใช้งานระบบ เพื่อเลือกผู้ใช้งานที่ต้องการกำหนดสิทธิ์
3. ตั้งค่า "ตรวจสอบสิทธิ์" เป็น "ตรวจสอบสิทธิ์ก่อนใช้งาน" จากนั้นให้ระบุรหัสเมนูที่เกี่ยวข้องกับการลงเงินเดือนในส่วนของการกำหนดข้อมูลและเมนูที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้งานรายนั้นเท่านั้น หากไม่ทราบรหัสเมนูที่ถูกต้อง สามารถแจ้งสอบถามเพิ่มเติมได้ค่ะ

หมายเหตุ: คำตอบนี้สร้างโดยระบบ AI จากฐานความรู้เดิม โปรดตรวจสอบอีกครั้งหากเป็นกรณีสำคัญ

[aurarite]

คำถามที่ 1
รบกวนเจ้าหน้าที่ Express ช่วยตรวจสอบและยืนยันว่าขั้นตอนข้างต้นสามารถปฏิบัติได้จริงในโปรแกรม และช่วยแนะนำเพิ่มเติมในส่วนของการจำกัดสิทธิ์ (เช่น สิทธิ์ในการดูสมุดรายวันรายเล่ม) ว่ามีจุดใดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อให้ข้อมูลปลอดภัยที่สุดด้วยค่ะ

ขั้นตอนการดำเนินงาน (Step-by-Step Procedure)
ขั้นตอนที่ 1: การสร้างสมุดรายวันเล่มใหม่
ดำเนินการ: สร้างสมุดรายวันเล่มใหม่ขึ้นมาอีก 1 เล่มในระบบ สำหรับใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับเงินเดือนโดยเฉพาะ

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่าผู้ใช้งาน (User) และจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง
ดำเนินการ: สร้างรหัสผู้ใช้งานใหม่ (User ID) 1 คน สำหรับฝ่ายบุคคล (HR) หรือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเรื่องเงินเดือนโดยตรง

ดำเนินการ: ตั้งค่าจำกัดสิทธิ์ (Lock) เมนูในระบบ โดยกำหนดให้ เฉพาะ User ฝ่ายบุคคลคนนี้เท่านั้น ที่มีสิทธิ์มองเห็นและบันทึกรายการในสมุดรายวันเล่มใหม่ที่สร้างขึ้น ส่วนผู้ใช้งานรายอื่นทั้งหมดจะถูกล็อคไม่ให้เข้าถึงสมุดรายวันเ
ขั้นตอนที่ 3: วิธีการบันทึกรายการบัญชีเงินเดือน
ดำเนินการ: ในการบันทึกบัญชีผ่านสมุดรายวันเล่มใหม่ ให้บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายเงินเดือนเป็น "ยอดรวมก้อนเดียว (ยอดกลมๆ)"
แทนการลงรายละเอียดรายบุคคล

ผลลัพธ์: ข้อมูลจะวิ่งเข้าสู่บัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) และกระทบยอดงบทดลองในฐานะยอดรวมค่าใช้จ่ายตามปกติ
โดยที่ผู้ใช้อื่นจะไม่ทราบสัดส่วนเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน

ขั้นตอนที่ 4: การเคลียร์และโอนย้ายข้อมูลในอดีต (เพื่อป้องกันการดูย้อนหลัง)
ดำเนินการ: สำหรับข้อมูลเงินเดือนในอดีตที่เคยบันทึกปนอยู่ในสมุดรายวันเล่มเดิม (ซึ่งผู้ใช้งานคนอื่นสามารถเปิดดูได้ย้อนหลัง)

ทำการยกเลิกรายการ หรือ วอยด์ (Void) ข้อมูลเงินเดือนในอดีตทั้งหมดออกจากสมุดรายวันเล่มเก่า

นำข้อมูลเหล่านั้นมา รีคีย์ (Re-key) บันทึกใหม่ ในสมุดรายวันเงินเดือนเล่มใหม่ที่จำกัดสิทธิ์ไว้แล้ว

ผลลัพธ์: ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เข้า GL เดิมสามารถสืบค้นยอดเงินเดือนในอดีตได้

ขั้นตอนที่ 5: กระบวนการจ่ายเงินและการกระทบยอดงบการเงิน
การโอนเงินผ่านธนาคาร: ข้อมูลรายละเอียดการโอนเงินรายบุคคลให้ดำเนินการจัดทำผ่านระบบภายนอก (เช่น การทำไฟล์ Excel ส่งตรงให้ธนาคารโอนเงินแบบจ่ายตรง)
โดยในโปรแกรม Express จะบันทึกเครดิตบัญชีธนาคารเป็นยอดรวมกลมๆ ให้ตรงกับยอดเงินที่โอนจริงเท่านั้น

การทำงบการเงิน: หัวหน้าบัญชีสามารถดึงงบทดลองและกระทบยอดเงินฝากธนาคารได้ตามปกติ โดยจะเห็นรายการจากสมุดเงินเดือนเล่มนี้เป็นเพียงยอดรวมก้อนใหญ่ก้อนเดียว



คำถามที่ 2
รบกวนเจ้าหน้าที่ Express ช่วยตรวจสอบและยืนยันว่าขั้นตอนการตั้งค่าแฟ้ม S01 สำหรับจัดการภาษีเงินเดือน (พ.ด. 1) เพื่อจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลรายบุคคล
สามารถปฏิบัติได้จริงในโปรแกรม

ขั้นตอนการดำเนินงาน (Step-by-Step Procedure)
ขั้นตอนที่ 1: การสร้างหมวด/แฟ้มข้อมูล S01 ในระบบ
ดำเนินการ: สร้างแฟ้มข้อมูลหรือหมวดใหม่ขึ้นมาโดยเฉพาะ โดยใช้รหัส S01 เพื่อรองรับข้อมูลภาษีเงินเดือน (พ.ด. 1) เนื่องจากโครงสร้างระบบเริ่มต้นของ Express จะไม่มีแฟ้มนี้ติดตั้งมาให้

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งสิทธิ์และล็อคแฟ้มข้อมูลรายเมนู
ดำเนินการ: ใช้หลักการจัดสรรสิทธิ์ของ Express ที่สามารถจำกัดสิทธิ์แบบ "รายเมนู" หรือ "รายแฟ้มข้อมูล"
ดำเนินการ: ตั้งค่าล็อคเมนูแฟ้ม S01 นี้ โดยกำหนดสิทธิ์ให้ มีผู้รับผิดชอบเข้าใช้งานได้เพียง 1 คนเท่านั้น (เช่น User ฝ่ายบุคคล) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลโครงสร้างภาษีรายบุคคลจะไม่รั่วไหล
ผลลัพธ์: ผู้ใช้งานรายอื่นทั้งหมดในระบบ (รวมถึงพนักงานบัญชีทั่วไปและบัญชีต้นทุน) จะไม่สามารถเปิดดู เข้าถึง หรือมองเห็นแฟ้ม S01 นี้ได้เลย จึงไม่สามารถสืบย้อนสัดส่วนเงินเดือนของพนักงานจากยอดภาษีได้

ขั้นตอนที่ 3: การบันทึกและจัดทำรายงานภาษีประจำปี
ดำเนินการ: ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์ (HR) จะทำการบันทึกข้อมูลภาษีที่ต้องเคลียร์ลงในแฟ้ม S01 เพื่อบันทึกประวัติและนำส่งรายงานภาษีรายปีตามกฎหมาย
ผลลัพธ์: ระบบสามารถจัดทำรายงานเพื่อส่งยอดภาษีได้ตามปกติ โดยที่ความลับเรื่องเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนยังคงถูกจำกัดไว้เฉพาะผู้ที่มีกุญแจเข้าแฟ้ม S01 เท่านั้น

[savek]

รบกวนโทร.เข้ามาที่ฝ่ายบริการลูกค้าได้เลยครับ ทางเจ้าหน้าที่จะสอบถามรายละเอียดการปฏิบัติทั้งหมด แล้วจึงแนะนำขั้นตอนให้ปฏิบัติแบบ step by step ครับ